Kontrola UODO w Bankach dot. kopiowania dokumentów

Kontrola UODO w Bankach dot. kopiowania dokumentów

#UODO zatwierdził plan kontroli sektorowych na rok 2020 a w nim znajdują się m.in.:

– Banki w kontekście kopiowania dokumentów tożsamości

W kontekście tej informacji zalecamy aby w Banku dokonać weryfikacji zgodności procesu kserowania dowodów tożsamości, należy przypomnieć, że zgodnie ze stanowiskiem Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych przedstawionym w piśmie sygn. ZSPR.027.306.2019 z sierpnia 2019r. art. 112b ustawy Prawo bankowe nie pozwala bankom wykonywać kserokopii i skanów dowodów osobistych klientów żeby np. założyć konto bankowe czy zbadać zdolność kredytową klienta. W opinii Prezesa UODO wystarczy wówczas spisanie danych z dokumentów tożsamości.

Jednakże zdaniem Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych Banki mogą kopiować dokumenty tożsamości, jeżeli wymagają tego względy bezpieczeństwa określone w art. 35 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy (przesłanki stosowania środków bezpieczeństwa) tj.

  1. nawiązywania stosunków gospodarczych
  2. przeprowadzania transakcji okazjonalnej:
  3. o równowartości 15 000 euro lub większej, bez względu na to, czy transakcja jest przeprowadzana jako pojedyncza operacja, czy kilka operacji, które wydają się ze sobą powiązanie, lub która stanowi transfer środków pieniężnych na kwotę przekraczającą równowartość 1000 euro.
  4. przeprowadzania gotówkowej transakcji okazjonalnej o równowartości 10 000 euro lub większej, bez względu na to, czy transakcja jest przeprowadzana jako pojedyncza operacja, czy kilka operacji, które wydają się ze sobą powiązane.
  5. obstawiania stawek oraz odbioru wygranych o równowartości 2000 euro lub większej (…)
  6. podejrzenia prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu;
  7. wątpliwości co do prowadzenia lub kompletności dotychczas uzyskanych danych identyfikacyjnych klienta.

W naszej opinii dobrą praktyką będzie również sprawdzenie czy przechowywane kopie i skany dokumentów tożsamości zostały prawidłowo zabezpieczone oraz przez jaki okres są przechowywane w Banku jak wynika z Ustawy z dnia 1 marca 2018r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu – kopie dokumentów i informacje uzyskane w wyniku stosowania środków bezpieczeństwa należy przechowywać przez okres 5 lat licząc od pierwszego dnia roku następującego po roku, w którym zakończono stosunki gospodarcze z klientem lub w którym przeprowadzono transakcje okazjonalne.